Todo organismo social comienza con la creación de puestos de operación. Las actividades operativas, tal como impartir clase son asignadas a diferentes personas. Despues para ayudar a coordinar este trabajo, varias de estas tareas se combinan en secciones; a su vez, las secciones en departamentos y asi sucesivamente hasta abarcar a todas las operaciones que se desarrollan en la empresa. Este agrupamiento de actividades recibe el nombre técnico de departamentalización y debe hacerse en forma sistematica, por ejemplo el tipo de servicio que reciben los estudiantes en una institucion educativa, dependen principalmente de la forma en que se ha dividido el trabajo.
Funciones Administrativas
Henry Fayol clasificó las funciones administrativas en etapas de previsión, organización, mando control.
Funciones Operacionales
W.H. Newman asegura que el trabajo administrativo puede dividirse en áreas especificas como: venta, producción, finanzas, personal y otras. Pero tambien afirma que las funciones del administrador puede dividirse en procesos administrativos tales como: planeación, organización, integración, dirección y control.
La instituciones educativas poseen una de las organizaciones mas complejas en el desempeño de las funciones administrativas.
En las organizaciones destinadas a prestar servicios, como ocurre cuando se trata de la enseñanza, la producción se basa en generar servicios y se apoya en adecuadas relaciones humanas.
En el caso de las escuelas, las actividades operativas son las que se relacionan con las clases (proceso de enseñanza-aprendizaje) en el que dominan las relaciones maestro-alumno; toda actividad que no sea labor de impartir clases será considerada como de índola administrativo.
Asi pues, si los encargados de las funciones operativas, o sea los maestros, no pueden perder de vista los objetivos más amplios de su labor, con mayor razón los administradores escolares no pueden olvidar la coordinación que es preciso mantener entre lo que cada clase debe producir y la producción esperada.
NIVELES DE ACCION ADMINISTRATIVA
Si consideramos a una institución educativa como situación de hecho, encontramos en ello cuatro niveles esenciales de la acción administrativa, que son los alumnos, los maestros, los directivos de escuela y dirección general que representa un órgano de instrumentación y mando de mayor alcance, que planea, orienta, dirige y controla grandes áreas de servicios.
La Dirección General
Aqui se generan las directrices generales y se delega la autoridad y responsabilidades de directores de área, representados por las entidades que mantiene la organización educativa, ya sean éstas privadas o públicas y que representan aspiraciones y necesidades sociales.
La dirección general lleva a cabo la dirección y supervisión académica respecto al funcionamiento del sistema de educación, atiende la demanda y eleva la calidad de la presentacion del servicio educativo de acuerdo con su alcance territorial, local o regional
ADMINISTRACION BIBLIOTECARIA
La biblioteca esta estrechamente ligada con la docencia y la investigación. Se define a la biblioteca como un centro activo de investigación e información en disciplinas de lo mas extensas e interrelalcionadas.
Las siguientes normas se deben considerar para una eficiencia bibliotecaria:
- Función de la biblioteca
- Estructura y funcionamiento del servicio bibliotecario
- Presupuesto
- Personal
- Los recursos documentales de la biblioteca
- Edificio, equipo y mobiliario
- Los servicios
- Evaluación de los servicios
ADMINISTRACION DE LOS SERVICIOS ESTUDIANTILES
Se incluye la administración e implementación a la base estudiantil, fuera del área académica pero que complementan su formación integral.
Aqui se deben considerar:
- Unidad de servicios estudiantiles
- Ayuda financiera
- Orientación y asesoría
- Asesoramiento y apoyo a organizaciones estudiantiles
- Servicio médico
- Seguros
- Alumnos foráneos
LA DIRECCION ACADEMICA
Con el propósito de prestar asistencia técnica, aparecen en los organismos educativos, directores de enseñanza, orientadores pedagógicos en cada circunscripción, investigadores que realizan estudios con fines de planeación y programación a mediano y largo plazo, jefes de estadística, relacionados o no con las obligaciones escolares.
Las funciones principales de la dirección académica son elaborar los planes y programas de estudio de las diversas áreas academicas, procurando su periódica actualización, realizar programas de desarrollo del personal docente, elaborar el presupuesto anual de egresos, proponer reformas a los sistemas de enseñanza aprendizaje.
Para llevar a cabo la función académica el director de ésta se apoyara en otras unidades organicas básicas como las que a continuación se muestran.
ADMINISTRACION ESCOLAR
En las instituciones educativas, la función de administrar los servicios es la responsable de mantener los registros escolares de los estudiantes, asi como la responsabilidad de obtener, almacenar, y producir información académica de estudiantes, profesores y espacios físicos para la planeación académica
La administración de los servicios escolares se apoya en dos funciones principales:
Obtener información de alumnos y profesores
Planear las actividades académicas basándse en la disposición de recursos humanos, financieros y mareriales de la institución.
La responsabilidad básica de la administración de los servicios escolares es el establecimiento de un sistema de información eficiente que se relacione con las demas funciones administrativas de planeación y control.
Para llevar a cabo estas funciones principales se requiere considerar las siguientes funciones: registros escolares, evaluación de los alumnos, registro de evaluación de los alumnos, evaluaciones parciales y finales, integración de archivos de alumnos y el uso de computadoras.
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